Overleveringsprotokoll: hva den bør inneholde og hvorfor

Hvorfor protokollen er viktig

Uten skriftlig overlevering blir det ofte uenighet om hva som var avtalt og hvordan det så ut da jobben ble ferdig. En protokoll med bilder og signatur gir begge parter et felles utgangspunkt hvis noe skulle dukke opp senere.

Dette bør være med

• Adresse, oppdrag og hvem som var til stede
• Dato og klokkeslett for overleveringen
• Hva som er levert, gjerne med henvisning til tegning eller ordre
• Før- og etterbilder av de viktigste flatene
• Gjennomgåtte kontrollpunkter
• Mangler med beskrivelse, ansvarlig og frist
• Signatur fra kunden og fra den som leverte

Mangler er ikke et nederlag

Det er bedre å skrive ned en liten mangel med frist enn å la den stå muntlig. Kunden ser at firmaet tar det på alvor, og montøren slipper å bli kalt tilbake uten å vite hva det gjelder.

Del protokollen med en gang

Send protokollen til kunden samme dag, som PDF eller lenke. Da har kunden alt samlet, og firmaet har dokumentasjonen lagret på oppdraget.

Slik gjør du det i Fremly

Montøren tar etterbilder, går gjennom kontrollpunktene og lar kunden signere med fingeren på mobilen. Protokollen lages som PDF og lagres på oppdraget, og kunden kan se den i kundeportalen.